Verslag Webinar VSME deel 3: van structuur naar implementatie

Op 6 mei organiseerden Hibin en Van Oers het derde webinar in de reeks over de vrijwillige VSME-rapportagestandaard. In deze sessie stond de stap centraal van losse ESG-data naar een samenhangende rapportage en de praktische borging daarvan in de organisatie. Keswin Corporaal en Mieke Beerens van Van Oers namen de deelnemers mee in de opbouw van een vrijwillige ESG-rapportage en de inrichting van een werkbare aanpak voor de praktijk.

De webinar bouwde voort op de eerdere sessies over fundament, oriëntatie en materialiteit. De focus lag dit keer op structuur, dataverzameling, verslaglegging en implementatie in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Van materialiteit naar datapunten
Een belangrijk onderdeel van de webinar was de vertaalslag van materiële thema’s naar concrete datapunten. Daarbij werd toegelicht hoe organisaties hun belangrijkste ESG-thema’s kunnen koppelen aan de ‘rapportagevereisten’ van de VSME-standaard.

Aan de hand van een datamatrix werd inzichtelijk gemaakt welke informatie nodig is per thema, waar die data in de organisatie ‘ontstaat’ en wie eigenaar kan zijn van specifieke datapunten. Daarbij werd benadrukt dat een praktische en overzichtelijke aanpak belangrijker is dan direct volledige perfectie. Het advies was dan ook om klein en werkbaar te beginnen en stapsgewijs verder uit te bouwen.

Ook kwam aan bod dat ESG-rapportage niet direct hoeft te draaien om productniveau-data. In veel gevallen kan gestart worden met bestaande informatiebronnen, bijvoorbeeld op basis van inkoopdata, energieverbruik of emissiefactoren. Organisaties kunnen hun datakwaliteit vervolgens steeds verder verfijnen.

Opbouw van een vrijwillige ESG-rapportage
Tijdens de sessie werd een praktische structuur gedeeld voor het opstellen van een vrijwillige ESG-rapportage. De sprekers lieten zien hoe bedrijven een logisch en leesbaar verhaal kunnen opbouwen rondom hun ESG-thema’s.

Daarbij kwamen onder meer de volgende onderdelen terug:

• bedrijfsinformatie en ketencontext;
• strategie, missie en visie;
• de gekozen materiële thema’s;
• ambities en doelstellingen;
• beleid en acties;
• KPI’s en indicatoren.

Deelnemers kregen voorbeelden te zien van een conceptstructuur waarin thema’s op een vaste manier worden uitgewerkt. Per onderwerp werd steeds gekeken naar de samenhang tussen strategie, acties en meetbare resultaten. De sprekers benadrukten dat juist die samenhang helpt om een rapportage begrijpelijk en geloofwaardig te maken.

Ook werd aandacht besteed aan het belang van context. Alleen cijfers opnemen is vaak onvoldoende; het verhaal achter de keuzes, ambities en ontwikkelingen maakt een rapportage relevanter voor klanten, financiers en andere stakeholders.

Praktische templates en hulpmiddelen
Van Oers lichtte verschillende templates toe die organisaties kunnen helpen bij het opzetten van hun ESG-rapportage. Onder andere een datamatrix en een invultemplate voor de rapportage werden besproken. De opzet hiervan is bewust praktisch gehouden, zodat bedrijven direct aan de slag kunnen met het verzamelen en structureren van informatie.

Daarnaast werd ingegaan op het belang van een overzichtelijke ESG-strategie op één pagina. Hiermee kunnen organisaties in één oogopslag laten zien waar hun belangrijkste thema’s liggen, welke doelen zij nastreven en hoe voortgang wordt gemeten.

De templates en hulpmiddelen uit het webinar worden beschikbaar gesteld aan de deelnemers.

ESG onderdeel maken van de organisatie
Een belangrijk thema tijdens de webinar was de borging van ESG in de dagelijkse bedrijfsvoering. De sprekers benadrukten dat ESG een plek moet krijgen binnen bestaande processen en verantwoordelijkheden.

Daarbij werd geadviseerd om per thema of datapunt duidelijke eigenaren aan te wijzen en ESG-doelstellingen ook mee te nemen in reguliere jaarplannen en managementsturing. Door duurzaamheidsthema’s te koppelen aan bestaande processen en strategische keuzes ontstaat volgens de sprekers meer continuïteit én meer draagvlak binnen de organisatie.

Ook werd besproken dat de eerste rapportage vaak veel handmatig werk vraagt, bijvoorbeeld doordat data nog verspreid staat in verschillende systemen of Excelbestanden. Juist daarom is het waardevol om na een eerste rapportage direct te kijken hoe processen slimmer en efficiënter ingericht kunnen worden voor volgende jaren.

Van verplichting naar stuurinformatie
In de afsluitende discussie kwam naar voren dat ESG-rapportage steeds vaker waardevolle stuurinformatie oplevert voor organisaties. Zodra bedrijven actief met data en thema’s aan de slag gaan, ontstaat vaak meer inzicht in processen, risico’s en kansen binnen de eigen organisatie en keten.

De sprekers gaven daarbij aan dat duurzaamheid voor veel organisaties steeds meer onderdeel wordt van strategie, klantvragen en concurrentiekracht. Juist daarom helpt een praktische en gestructureerde aanpak om ESG ook als middel te zien om gerichter te sturen en keuzes te maken voor de toekomst.

Met deze derde sessie is de webinarreeks afgerond. Deelnemers beschikken over een solide basis om zelfstandig aan de slag te gaan met een vrijwillige VSME-rapportage, ondersteund met praktische templates, voorbeelden en handvatten voor implementatie.

Bekijk, download en lees…

• Webinar 1
• Presentatie 1
• Webinar 2
• Presentatie 2
• Webinar 3
• Presentatie 3
• VSME template (format)
• VSME Materialiteitsmatrix
• Format productdata

Voor meer informatie, neem contact op met Ad Blokker – PM Maatschappelijke opgaven – Hibin, via a.blokker@hibin.nl.