Verslag | EUDR workshop: hoe zorg je dat je compliant bent?

Werken met het SAAS-platform van Prisma Timber | Kennisdossier

Op 5 november organiseerde Hibin samen met Prisma Timber een EUDR-workshop in Utrecht. Onder begeleiding van Prisma Timber-oprichter Pieter Zeeman, gingen deelnemers met realistische vooropgezette cases rondom de import, verwerking en handel in hout- en plaatmaterialen aan de slag. De sessie gaf inzicht in hoeveel kennis en documentatie nodig zijn om aan de EUDR te voldoen en maakte het helder waar het mis kan gaan.

Presentatie: de EUDR

Voor de een is de Europese ontbossingsverordening (EUDR) inmiddels bekend, voor de ander is het dossier nog betrekkelijk nieuw. Pieter begon daarom met enkele van de belangrijkste uitgangspunten.

• De EUDR vereist dat producten aantoonbaar ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn en dat bedrijven aan de bijbehorende zorgvuldigheidsverplichtingen voldoen.
• Welke producten onder de verordening vallen, is vastgelegd via goederencodes. Voor de bouwmaterialenhandel gaat het onder andere om hout, plaatmaterialen en diverse bewerkte houtproducten.
• Ook enkele uitzonderingen kwamen aan bod, waaronder tweedehandsproductgoederenstromen en iets wat als verpakkingshout gebruikt wordt dat uitsluitend dient om andere goederen te beschermen of vervoeren.
• De EUDR is vanaf 30 december 2026 van toepassing op producten die al onder de EUTR vielen. Oftewel, alle houtproducten die bouwmaterialenhandelaren verkopen, ongeacht of je onder de classificatie van MKB-onderneming valt of niet.

So far so good. Maar welke rol(len) heeft de bouwmaterialenhandelaar? Een belangrijk onderdeel betrof de verantwoordelijkheden binnen de keten.

• De partij die een product voor het eerst op de Europese markt brengt, heeft de zwaarste verplichtingen. Deze moet het volledige due diligence-proces doorlopen: informatie verzamelen, risico's beoordelen, eventuele risico's beperken en vervolgens een due diligence-verklaring (DDS) indienen via het Europese systeem TRACES.
• Voor handelaren of verwerkers verderop in de keten gelden andere verplichtingen, waaronder het registreren en bewaren van relevante leveranciers- en afnemersgegevens. Afhankelijk van hun positie en grote moeten bedrijven ook DDS-referentienummers vastleggen of zich registreren in TRACES. Eén bedrijf kan verschillende rollen vervullen, afhankelijk van de transactie.
• Import vanuit Noorwegen, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk geldt ook als import van buiten de EU. Importeer je uit deze landen zelf? Dan breng je het dus als eerste op de Europese markt en moet je het due diligence-proces door.

Een DDS is nog geen bewijs van naleving

De vragen vanuit de deelnemers verschaften helderheid hoeveel details bij de uitvoering komen kijken. Denk aan de exacte houtsoort, geolocaties van oogstpercelen, kapvergunningen, productvolumes en de betrouwbaarheid van aangeleverde documenten.

Ook het risico op vermenging van hout uit verschillende percelen kwam aan bod. Kloppen de opgegeven volumes met wat daadwerkelijk op een perceel geoogst kan worden? En wat gebeurt er wanneer gegevens van leveranciers onvolledig of tegenstrijdig zijn? En hier komt een belangrijke nuance vanuit de EUDR-verordening naar voren: het ontvangen van een DDS-referentienummer betekent op zichzelf niet dat aan alle eisen is voldaan. Bij controles door de NVWA – die gaan de controle en handhaving doen – moet de naleving van de toepasselijke verplichtingen kunnen worden aangetoond. Daarom is het belangrijk om het eigen due diligence-proces goed in te richten en vast te leggen.

Workshop: zelf fouten ontdekken in de cases – Prisma Timber Compliance Portal

Iedereen kreeg een eigen werkomgeving met verschillende scenario's en bewust aangebrachte fouten in de documentatie. Anders dan de meesten deden vermoeden komt het in de meeste gevallen gewoon in de taal van de oorsprong; zij het Ghana, Indonesië of Kameroen…

We volgden klassikaal de opdracht volgens de houtketen. Dit is van herkomst en import tot bewerking en verdere verhandeling. Deelnemers moesten documenten beoordelen, gegevens invoeren, risico's herkennen en achterhalen waar informatie ontbrak of niet overeenkwam. Deelnemers realiseerden zich op dat moment dat het een puzzel kan zijn.

Pieter demonstreerde via de workshop hoe het platform de gebruiker leveranciers-informatie laat ordenen en organiseert. Daarbij helpt de vaste structuur om goede risicoanalyses te doen, maar de mens zal het werk moeten doen. Zelf moet je de informatie die je van je leverancier ontvangt controleren, zoals alle andere documenten moet nalopen op kloppendheid.

Het platform geeft een helder overzicht en biedt een extra check op je documentatie. De vraag of je je toeleveringsketen sluitend kan krijgen vanaf de bron tot en met je eigen import staat hierbij centraal. Het portal checkt satellietgegevens, volumes en ook PEFC- en FSC-certificering. De menselijke verificatie door Prisma Timber die ook gedaan wordt op dossierniveau wordt ondersteund door een breed scala aan onafhankelijke bronnen.

DPP

Het verzamelen en structureren van deze ‘keteninformatie’ heeft haar waarde voor toekomstige verplichtingen. Uiteindelijk worden deze gegevens ook ondergebracht in het toekomstige digitale productpaspoort (DPP). Hierover heeft Hibin eerder al verschillende sessies opgezet om de branche te informeren. De verdere roadmap van Prisma Timber sluit hier goed op aan.

Presentatie in Hibin Kennisbank (uitsluitend voor leden).

Demo

Wil je weten of Prisma Timber jou kan ondersteunen bij de aankomende EUDR of in de toekomst met het DPP? Neem contact op met Pieter Zeeman via pieter@prismatimber.com of boek direct een demo op www.prismatimber.com.

Hibin blijft ontwikkelingen volgen

Met deze workshop sluit Hibin voorlopig een reeks bijeenkomsten en webinars over de EUDR af. Hibin blijft de ontwikkelingen volgen. Bij relevante updates of belangrijke wijzigingen informeren we leden via onze website en nieuwsbrief. Abonneren kan hier.

Vragen? Neem contact op met Ad Blokker via a.blokker@hibin.nl.